E-fatura ve e-arşiv fatura sık karıştırılıyor çünkü ikisi de elektronik ortamda düzenleniyor, ikisi de resmî ve yasal olarak geçerli. Farkı anlamak için tek bir soruya bakmak yeterli: faturayı kestiğiniz taraf kim?
Tek gerçek fark: karşı tarafın kim olduğu
- E-fatura, yalnızca başka bir e-fatura mükellefine kesilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları üzerinden gönderilir ve alınır — karşı tarafın da sistemde kayıtlı olması gerekir.
- E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan işletmelere veya nihai tüketicilere kesilir. Karşı tarafın bir “sistemi” olmadığı için, faturanın PDF hâlini e-posta veya WhatsApp ile iletirsiniz.
Belgenin içeriği, hukuki geçerliliği ve vergisel sonuçları aynıdır. Değişen tek şey, belgenin karşı tarafa nasıl ulaştığıdır.
Hangi durumda hangisini keserim?
| Durum | Kesilecek belge |
|---|---|
| Karşı taraf e-fatura mükellefi | E-fatura |
| Karşı taraf e-fatura mükellefi değil (KOBİ, esnaf) | E-arşiv fatura |
| Nihai tüketiciye (bireysel müşteri) satış | E-arşiv fatura |
| İnternetten satış (e-ticaret) | Genellikle e-arşiv fatura |
Pratikte çoğu işletme her ikisini de kullanır: bazı müşterileri e-fatura mükellefi, bazıları değildir. Aynı sertifikayla (mali mühür veya e-imza) her iki türü de düzenleyebilirsiniz — ayrı bir başvuru gerekmez.
Kimin e-fatura mükellefi olduğunu nereden bilirim?
Fatura kesmeden önce karşı tarafın e-fatura mükellefi olup olmadığını GİB’in mükellef sorgulama sisteminden kontrol edebilirsiniz. Kullandığınız e-fatura/e-arşiv entegratör yazılımı da bu kontrolü genellikle otomatik yapar.
E-fatura mükellefiyeti ne zaman zorunlu hâle gelir?
Belirli bir ciro eşiğini aşan veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için e-fatura kullanımı zorunludur. Ayrıntılı eşik bilgisi ve zorunluluk tarihinden önce yapılması gerekenler için e-fatura mükellefiyeti nedir yazımıza bakabilirsiniz.
Hangi sertifika ile kesiliyor?
- Limited, anonim gibi tüzel kişi şirketler: mali mühür ile.
- Şahıs şirketleri ve gerçek kişi mükellefler: kendi e-imzalarıyla.
İkisi arasındaki genel farkı e-imza ve mali mühür farkı yazımızda ayrıntılı anlattık.
Sertifikam yoksa ne olur?
Ne e-fatura ne e-arşiv fatura, geçerli bir sertifika olmadan düzenlenemez. Mükellefiyetiniz başladıysa ve elinizde henüz mali mühür veya e-imza yoksa, satış/tahsilat süreciniz fiilen durur.
Aynı gün teslim ve kurulumu yapılmış cihazla bu süreyi minimuma indiriyoruz — mali mühür fiyatları veya e-imza fiyatları sayfalarından başlayabilirsiniz.