Bu ikisi sürekli karıştırılıyor ve karıştırılması pahalıya mal olabiliyor: ihtiyacınız olmayan ürünü alırsanız para kaybedersiniz, ihtiyacınız olanı almazsanız e-faturaya geçemezsiniz.
Ayrımı tek cümleyle özetleyelim:
E-imza kişi adına düzenlenir, mali mühür şirket adına.
Gerisi bu cümlenin ayrıntısı.
Yan yana karşılaştırma
| E-İmza | Mali Mühür | |
|---|---|---|
| Kimin adına düzenlenir | Gerçek kişi (siz) | Tüzel kişi (şirket) |
| Neyin yerine geçer | Islak imzanız | Şirket kaşesi/mührü |
| Kimler kullanır | Bireyler, şahıs şirketleri, şirket yetkilileri | Limited, anonim ve diğer tüzel kişiler |
| Kim üretir | BTK onaylı ESHS’ler | Yalnızca TÜBİTAK Kamu SM |
| Tipik geçerlilik | 1, 2 veya 3 yıl | 3 yıl |
| Başlıca kullanım | e-Devlet, UYAP, MERSİS, KEP, sözleşme | e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-İrsaliye |
E-imza ne yapar?
E-imza, sizin kişisel imzanızın elektronik karşılığıdır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur.
Bir belgeyi e-imzanızla imzaladığınızda, o belgeyi imzalayan sizsiniz — bir kurum değil.
Ayrıntı: e-imza nedir.
Mali mühür ne yapar?
Mali mühür, şirketin tüzel kişiliği adına işlem yapar. Bir e-faturayı mali mühürle mühürlediğinizde belgeyi düzenleyen şirkettir, o an klavyenin başında oturan kişi değil.
Bu yüzden şirket personeli değişse bile mali mühür şirkete ait kalır.
Ayrıntı: mali mühür nedir.
Peki size hangisi gerekiyor?
Şahıs şirketiniz veya gerçek kişi mükellefseniz
Size e-imza gerekir. Mali mühür gerekmez.
Gerçek kişi mükellefler e-fatura ve e-arşiv işlemlerini mali mühür yerine e-imzayla yürütür. Bu durumda size mali mühür satılmaya çalışılıyorsa, ihtiyacınız olmayan bir ürün satılıyor demektir.
Limited veya anonim şirketiniz varsa
Büyük ihtimalle ikisine birden ihtiyacınız var.
Şaşırtıcı gelebilir ama bu ikisi birbirinin alternatifi değil, tamamlayıcısı:
- Mali mühür — şirket adına yapılan işlemler için: e-fatura kesmek, e-defter beratlamak
- E-imza — sizin kendi adınıza imza atmanız gereken işlemler için: MERSİS işlemleri, KEP hesabının kullanımı, resmi başvurular
Yani mali mühür aldınız diye e-imzaya ihtiyacınız bitmiyor.
KEP adresi de alacaksanız
KEP hesabını kullanabilmek için geçerli bir e-imza (veya mali mühür) gerekir. Yeni kurulan bir sermaye şirketiyseniz pratikte üçüne birden ihtiyacınız oluyor.
Bu durumda üçünü ayrı ayrı almak yerine birlikte almak hem daha ucuz hem daha az uğraş: paketler sayfasına bakabilirsiniz.
En sık yapılan üç hata
1. Şahıs şirketine mali mühür alınması. Gereksiz masraf. Doğru ürün e-imza.
2. Mali mühür alıp e-imzayı atlamak. Limited şirket sahipleri sıklıkla mali mühür alıp “tamamdır” diyor, sonra MERSİS’te veya KEP’te imza gerektiğinde yeniden başvuru yapmak zorunda kalıyor.
3. “Mali mühürü biz üretiyoruz” diyene inanmak. Mali mühür sertifikalarını yalnızca TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi üretir. Bir firma bu ifadeyi kullanıyorsa, ya yanlış anlatıyor ya da bilerek bulanıklaştırıyor. Doğru ifade “başvuru sürecini yönetiyoruz” olmalıdır — bizim yaptığımız da budur.
Hâlâ emin değilseniz
Şirket tipinizi söylemeniz yeterli; hangisinin gerektiğini bir dakikada netleştirebiliriz. Tek ürüne ihtiyacınız varsa bunu açıkça söyleriz.
İletişim sayfasından ulaşabilir, ya da fiyatları doğrudan e-imza ve mali mühür fiyat sayfalarından görebilirsiniz.