Mali mühür, şirketin tüzel kişiliği adına düzenlenen ve e-fatura, e-arşiv, e-defter gibi uygulamalarda kullanılan elektronik mühürdür.
Kişi adına değil, şirket adına işlem yapar. Kabaca şirket kaşesinin elektronik karşılığı gibi düşünebilirsiniz: belgeyi imzalayan kişi değil, şirketin kendisidir.
Nerede kullanılır?
- e-Fatura — elektronik fatura düzenleme ve gönderme. Hangi ciro seviyesinde zorunlu hâle geldiğini e-fatura mükellefiyeti nedir yazımızda anlattık.
- e-Arşiv fatura — e-fatura mükellefi olmayanlara kesilen elektronik faturalar. İkisi arasındaki farkı e-fatura ve e-arşiv farkı yazımızda netleştirdik.
- e-Defter — yasal defterlerin elektronik ortamda tutulması ve beratlanması. Beratın kimin imzalayacağı için e-defter berat imzalama yazımıza bakabilirsiniz.
- e-İrsaliye — sevk irsaliyesinin elektronik hâli
Kimler için zorunlu?
Mali mühür, tüzel kişiler içindir:
- Limited şirketler
- Anonim şirketler
- Diğer tüzel kişi mükellefler
E-fatura, e-arşiv veya e-defter uygulamalarını kullanıyorsanız mali mühre ihtiyacınız var.
Şahıs şirketiyseniz mali mühür almayın
Bu yazının en önemli cümlesi bu olabilir: şahıs şirketleri ve gerçek kişi mükellefler mali mühür kullanmaz. Bu mükellefler e-fatura ve e-arşiv işlemlerini kendi e-imzalarıyla yürütür.
Size şahıs şirketi sahibi olduğunuz hâlde mali mühür satmaya çalışan biri varsa, ihtiyacınız olmayan bir ürün satıyor demektir. Bu durumda doğru ürün için e-imza sayfasına bakın.
Mali mühürü kim üretiyor?
Bu konuda net olmak gerekiyor: mali mühür sertifikalarını yalnızca TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) üretir — başvuru ekranına Kamu SM’nin resmi sitesinden ulaşılabilir. Başka hiçbir kurum veya özel şirket mali mühür üretemez.
Dolayısıyla “mali mührünüzü biz üretiyoruz” diyen bir firma gördüğünüzde, ifadenin doğrusu “başvuru sürecinizi yönetiyoruz” olmalıdır.
Bizim yaptığımız da tam olarak budur:
- Başvuru dosyanızı hazırlamak ve eksik evrak riskini ortadan kaldırmak
- Başvurunun takibini yapıp sizi bilgilendirmek
- Sertifikayı ve USB token’ı adresinize ulaştırmak
- Kurulumunu kargodan önce yapıp cihazı kullanıma hazır göndermek
- E-fatura portalı eşleştirmesinde takılırsanız uzaktan bağlanıp tamamlamak
Kaç yıl geçerli?
Mali mühür sertifikaları genellikle 3 yıl geçerlidir. Süre dolduğunda yenilenmesi gerekir; yenilemede mevcut USB token’ınız çalışır durumdaysa yeniden kullanılabilir.
Süresi dolan bir mali mühürle e-fatura kesemezsiniz — bu yüzden bitiş tarihini takvime almanızı, ya da yenileme hatırlatması için bize bırakmanızı öneririz. Süresi dolduysa mali mühür süresi doldu, ne olur yazımıza bakabilirsiniz.
E-imza ile birlikte gerekir mi?
Sıklıkla evet. İkisi farklı işler görür:
- Mali mühür: şirket adına yapılan işlemler (fatura, defter)
- E-imza: şirket yetkilisinin kendi adına imza atması gereken işlemler (MERSİS, KEP, resmi başvurular)
Ayrıntılı karşılaştırma: e-imza ve mali mühür farkı.
Ne zaman başvurmalısınız?
E-fatura mükellefiyetiniz başlamadan önce. Ciro eşiğini aşarak kapsama girdiyseniz geçiş için belirlenen bir tarih olur. Başvuru, üretim ve kargo süreçlerinin toplamını hesaba katarak birkaç hafta önceden başlamak en rahatı.
Yeni kurulan limited ve anonim şirketlerde ise mali mühürü kuruluşun hemen ardından almak yaygın — çünkü e-faturaya geçiş bir noktada zaten gündeme geliyor.
Nasıl alınır?
Süreci adım adım anlatan yazımız: mali mühür nasıl alınır.
Fiyatı ne kadar?
Yeni başvuru ve yenileme fiyatlarının tamamı mali mühür fiyatları sayfasında KDV dahil olarak yazılıdır. Fiyat sormak için aramanıza gerek yok.
Yeni bir şirket kurduysanız e-imza ve KEP de gündeme gelecektir; paketler sayfasında üçünü birlikte almanın farkını görebilirsiniz.